Eine Run-Off-Gesellschaft, die aus der konzerninternen Trennung von Alt- und Neubestand hervorgeht, verfügt selten über einen eigenen Verwaltungsapparat. Bestandsverwaltung, Leistungsbearbeitung und Kapitalanlage erbringen regelmäßig Schwester- oder Servicegesellschaften der Gruppe. Den aufsichtsrechtlichen Ordnungsrahmen für dieses Modell bildet die Funktionsausgliederung nach § 32 VAG.
Service-Provider-Modell im konzerninternen Run-Off
Beim konzerninternen Run-Off bündelt die Gruppe den geschlossenen Bestand in einer eigenen Gesellschaft. Das Neugeschäft führt ein anderer Konzernversicherer fort. Personal, IT-Systeme und Fachwissen bleiben häufig dort angesiedelt, wo sie vor der Trennung lagen. Die Run-Off-Gesellschaft bezieht die erforderlichen Leistungen deshalb über Dienstleistungsvereinbarungen aus dem Konzern. Dieses Service-Provider-Modell vermeidet Doppelstrukturen und macht die Größenvorteile der Gruppe auch für einen schrumpfenden Bestand nutzbar.
Aufsichtsrechtlich liegt darin eine Ausgliederung. § 7 Nr. 2 VAG erfasst jede Vereinbarung, auf deren Grundlage ein Dienstleister einen Prozess, eine Dienstleistung oder eine Tätigkeit erbringt, die ansonsten das Versicherungsunternehmen selbst erbringen würde. Ob der Dienstleister beaufsichtigt ist oder derselben Gruppe angehört, spielt für den Begriff keine Rolle. Die Konzernzugehörigkeit lässt die Anwendbarkeit der Ausgliederungsvorschriften unberührt. Sie kann bei der konkreten Ausgestaltung und Überwachung der Ausgliederung berücksichtigt werden.
Funktionsausgliederung nach § 32 VAG – wichtige Funktionen und Grenzen
Nach § 32 Abs. 1 VAG bleibt das ausgliedernde Unternehmen für die Erfüllung aller aufsichtsrechtlichen Anforderungen verantwortlich. § 32 Abs. 2 VAG verlangt, dass weder die ordnungsgemäße Ausführung der ausgegliederten Aufgaben noch die Steuerungs- und Kontrollmöglichkeiten des Vorstands oder die Prüfungsrechte der Aufsichtsbehörde beeinträchtigt werden. Sicherzustellen sind insbesondere der Datenzugriff für Unternehmen, Abschlussprüfer und Aufsicht sowie Zugangsrechte der Aufsichtsbehörde zu den Räumen des Dienstleisters.
Für wichtige Funktionen und Versicherungstätigkeiten setzt § 32 Abs. 3 VAG einen strengeren Maßstab. Die Ausgliederung darf die Qualität der Geschäftsorganisation nicht wesentlich beeinträchtigen, das operationelle Risiko nicht übermäßig steigern und die kontinuierliche und zufriedenstellende Dienstleistung für die Versicherungsnehmer nicht gefährden. Im Run-Off-Setup erfasst dieser Maßstab typischerweise einen großen Teil der ausgegliederten Leistungen. Bestandsverwaltung, Leistungsbearbeitung, Berechnung der versicherungstechnischen Rückstellungen, Rechnungswesen, Kapitalanlage und die hierfür eingesetzte Datenverarbeitung gelten nach der Verwaltungspraxis der Bafin in der Regel als wichtig. Zu diesem Kreis zählt auch der Vertrieb, der bei einem geschlossenen Bestand allerdings kaum noch eine Rolle spielt. Die Schlüsselfunktionen im Sinne des § 7 Nr. 9 VAG sind stets wichtig. Für alle übrigen Bereiche bleibt es bei einer einzelfallbezogenen Bewertung, die das Unternehmen im Rahmen seiner Risikoanalyse dokumentiert.
Ausgliederungsfähig sind auch die Schlüsselfunktionen und operative Teile des Risikomanagements und des internen Kontrollsystems. Bei der Geschäftsleitung der Run-Off-Gesellschaft verbleibt die Verantwortung für Einrichtung, Angemessenheit, Steuerung und Überwachung der Geschäftsorganisation (§ 23 Abs. 1 und 2 VAG). Dieses gilt auch bei Bestehen eines Beherrschungsvertrags. Gesellschaftsrechtliche Konzernsteuerung lässt die aufsichtsrechtliche Eigenverantwortung des Versicherungsunternehmens unberührt. Operativ darf die Run-Off-Gesellschaft schlank aufgestellt sein. Ihre Leitungsfähigkeit muss sie behalten.
Konzernnähe als Erleichterung mit Grenzen
Die gruppeninterne Ausgliederung unterliegt denselben Anforderungen wie die Ausgliederung auf einen externen Dienstleister. Nach der Verwaltungspraxis rechtfertigt die Konzernzugehörigkeit weder eine geringere Überwachungsintensität noch die pauschale Einstufung als nicht wichtig. Erleichterungen bleiben gleichwohl möglich. Rechte und Pflichten lassen sich in einem schriftlichen Service Level Agreement festhalten. Je nach Kontroll- und Einflussmöglichkeiten innerhalb der Gruppe kann die Prüfung des Dienstleisters im Einzelfall weniger aufwendig ausfallen als bei einem gruppenfremden Anbieter. Art. 274 Abs. 2 der Delegierten Verordnung (EU) 2015/35 (DVO) lässt bei gruppeninternen Ausgliederungen berücksichtigen, in welchem Umfang das Unternehmen den Dienstleister kontrolliert oder beeinflussen kann. Die Prüfung von Fähigkeit und Kapazität des Dienstleisters nach Art. 274 Abs. 3 Buchst. a DVO bleibt davon unberührt.
Eine gesetzliche Erleichterung enthält § 32 Abs. 4 Satz 2 VAG. Das sonst erforderliche vertragliche Weisungsrecht entfällt, wenn Funktionen im Rahmen einer steuerlichen Organschaft auf eine Muttergesellschaft ausgegliedert werden und diese sich vertraglich denselben aufsichtsrechtlichen Anforderungen unterwirft, die für das ausgliedernde Unternehmen gelten. Die Regelung setzt die Ausgliederung auf die Muttergesellschaft voraus. Bei der Ausgliederung auf eine Schwester- oder Servicegesellschaft bleibt es beim Weisungsrecht. Die Organschaftsfrage gehört damit bereits in die Strukturierungsphase.
Interessenkonflikte sind auch innerhalb der Gruppe stets zu prüfen. Bei kritischen oder wichtigen Ausgliederungen dürfen sie nach Art. 274 Abs. 3 Buchst. b DVO die Erfüllung der Bedürfnisse des ausgliedernden Unternehmens nicht gefährden. Im Run-Off-Setup liegt ein solcher Konflikt nahe, wenn derselbe Dienstleister zugleich den wachsenden Neubestand betreut und Kapazitäten zwischen beiden Gesellschaften verteilen muss. Vertraglich verankerte Leistungszusagen und Priorisierungsregeln tragen dazu bei, die von § 32 Abs. 3 VAG geforderte kontinuierliche und zufriedenstellende Dienstleistung für die Versicherungsnehmer des Run-Off-Bestands sicherzustellen.
Ausgliederungsbeauftragter und Leitungsverantwortung
Für ausgegliederte Schlüsselfunktionen muss die Run-Off-Gesellschaft stets einen Ausgliederungsbeauftragten benennen. Er überwacht und beurteilt, ob der Dienstleister die ausgegliederten Aufgaben ordnungsgemäß erbringt, und gilt als verantwortliche Person im Sinne des § 47 Nr. 1 VAG. Damit unterliegt er den Anforderungen an Zuverlässigkeit und fachliche Eignung nach § 24 Abs. 1 VAG. Auch ein Vorstandsmitglied kann diese Aufgabe übernehmen, sofern die Trennung der Zuständigkeiten nach § 23 Abs. 1 Satz 3 VAG gewahrt bleibt und die zeitliche Kapazität ausreicht.
Konzernstrukturen eröffnen hier Gestaltungsspielraum. Ist beim dienstleistenden Gruppenunternehmen ein zentralisiertes Ausgliederungscontrolling eingerichtet, kann der Ausgliederungsbeauftragte im Einzelfall dort angesiedelt sein. Voraussetzung ist, dass er in dieser Rolle allein den Weisungen der Geschäftsleitung der Run-Off-Gesellschaft unterliegt und beim Dienstleister unterhalb der Geschäftsleitung tätig ist. Personenidentität mit der beim Dienstleister für die Funktion zuständigen Person ist ausgeschlossen. Diese Trennung stellt sicher, dass die Run-Off-Gesellschaft die Leistung ihres Dienstleisters auch innerhalb desselben Konzerns kritisch beurteilen kann.
Anzeige, Vertragsgestaltung und Exit-Fähigkeit
Die Absicht, wichtige Funktionen oder Versicherungstätigkeiten auszugliedern, ist der Aufsichtsbehörde nach § 47 Nr. 8 VAG unverzüglich unter Vorlage des Vertragsentwurfs anzuzeigen. Nach Vertragsschluss eingetretene wesentliche Umstände fallen unter § 47 Nr. 9 VAG. Bei einer konzerninternen Neuordnung treffen diese Anzeigen häufig mit weiteren Verfahren zusammen, etwa der Genehmigung einer Bestandsübertragung nach § 13 VAG oder der Inhaberkontrolle nach §§ 16 ff. VAG. Konzerninterne Dienstleistungsvereinbarungen können als wesentliche gruppeninterne Transaktionen der Berichterstattung nach § 274 VAG unterfallen, ebenso wenn die Gruppenaufsichtsbehörde die betreffende Transaktionsart als berichtspflichtig festgelegt hat. Eine abgestimmte Zeitplanung erleichtert die aufsichtliche Begleitung.
Inhaltlich muss der Vertrag die erforderlichen Auskunfts- und Weisungsrechte sichern und die ausgegliederten Bereiche in das Risikomanagement einbeziehen (§ 32 Abs. 4 Satz 1 VAG). Besonderes Gewicht hat im Run-Off die Exit-Fähigkeit. Ein geschlossener Lebensversicherungsbestand läuft über Jahrzehnte ab, und die Gruppe kann ihn später an einen Konsolidierer veräußern. Die vertraglichen Grundlagen hierfür legt Art. 274 Abs. 4 DVO fest. Der Dienstleister darf nur mit einer Frist kündigen, die dem Versicherer die Suche nach einer Alternative ermöglicht (Buchst. d). Der Versicherer muss die Ausgliederung erforderlichenfalls beenden können, ohne Kontinuität und Qualität seiner Leistungen gegenüber den Versicherungsnehmern zu beeinträchtigen (Buchst. e). Bei kritischen oder wichtigen Ausgliederungen hat er sich nach Art. 274 Abs. 5 Buchst. d DVO außerdem zu vergewissern, dass der Dienstleister über angemessene Notfallpläne verfügt.
Die Ausgliederungsleitlinie nach § 23 Abs. 3 VAG und die Notfallplanung nach § 23 Abs. 4 VAG flankieren diese Vorgaben organisatorisch. Für einen langfristigen Run-Off empfiehlt es sich, Übergangsleistungen, Datenherausgabe und Datenmigration, Unterstützung bei einem Dienstleisterwechsel sowie angemessene Kündigungs- und Übergangsfristen bereits im Vertrag festzulegen. So lässt sich die Run-Off-Gesellschaft später ohne Unterbrechung der Bestandsverwaltung aus dem Konzernverbund lösen.
Soweit die Ausgliederung zugleich die Nutzung von IKT-Dienstleistungen umfasst, treten die Anforderungen der Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA) an das IKT-Drittparteienrisiko hinzu. Sie erfassen auch konzerninterne IKT-Dienstleister und verlangen nach Art. 30 DORA Mindestinhalte der vertraglichen Vereinbarungen, die bei Dienstleistungen zur Unterstützung kritischer oder wichtiger Funktionen erweitert sind. Die Ausgliederungsanforderungen aus VAG und DVO und die Anforderungen der DORA sind kumulativ zu erfüllen.
Das Service-Provider-Modell verbindet die Kostenvorteile der Gruppe mit einer klar zugeordneten Verantwortung der Run-Off-Gesellschaft. Die Funktionsausgliederung nach § 32 VAG ordnet diese Konzernintegration, indem sie die dauerhaft geordnete Verwaltung des geschlossenen Bestands und die kontinuierliche Betreuung der Versicherten absichert. Über die lange Laufzeit eines Run-Off erweist sich eine sorgfältig dokumentierte Ausgliederungsarchitektur als Grundlage späterer Strukturentscheidungen bis hin zur Veräußerung des Bestands.